Hồ sơ công bố thực phẩm: Hướng dẫn chi tiết nhất năm 2026

Hồ sơ công bố thực phẩm là yêu cầu pháp lý bắt buộc trước khi sản phẩm được lưu hành trên thị trường. Quy định này đặc biệt được siết chặt từ khi Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP chính thức có hiệu lực. Năm 2026, thành phần hồ sơ, biểu mẫu và quy trình nộp có nhiều điểm mới. Không ít doanh nghiệp lúng túng khi triển khai.

Vậy hồ sơ công bố gồm những gì? Thực hiện theo quy trình nào? Cần chuẩn bị ra sao để tránh bị trả hồ sơ?

Bài viết dưới đây, UCC Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp hiểu đúng và tối ưu thời gian khi thực hiện hồ sơ công bố thực phẩm theo quy định mới nhất.

1. Hồ sơ công bố thực phẩm là gì?

Hồ sơ công bố thực phẩm Việt Nam là thủ tục pháp lý bắt buộc trước khi sản phẩm thực phẩm được lưu hành, áp dụng cho cả hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về nội dung công bố. Đồng thời phải tuân thủ nghĩa vụ hậu kiểm theo quy định pháp luật.

Từ ngày 27/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP quy định rõ việc công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với thực phẩm và đăng ký bản công bố sản phẩm thực phẩm.

2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải làm hồ sơ công bố thực phẩm?

Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện hồ sơ công bố thực phẩm tại Việt Nam trước khi đưa sản phẩm ra lưu hành trong các trường hợp sau.

–  Sản phẩm mới ra thị trường

Mọi sản phẩm thực phẩm lần đầu sản xuất hoặc nhập khẩu để kinh doanh tại Việt Nam đều phải thực hiện công bố. Việc bán hàng khi chưa công bố hợp lệ có thể bị xử phạt và buộc thu hồi sản phẩm.

Doanh nghiệp cần xác định đúng hình thức công bố phù hợp với sản phẩm, bao gồm:

• Công bố tiêu chuẩn áp dụng

• Công bố sản phẩm

• Công bố hợp quy

– Khi thay đổi thành phần hoặc công thức sản phẩm

Nếu sản phẩm có sự thay đổi về: 

• Thành phần cấu tạo
• Hàm lượng hoạt chất
• Phụ gia thực phẩm
• Nguồn nguyên liệu

Việc thay đổi công thức nhưng không điều chỉnh hồ sơ có thể dẫn đến rủi ro hậu kiểm. Sản phẩm có thể bị xử phạt hoặc đình chỉ lưu hành.

– Thay đổi nhãn sản phẩm

Việc thay đổi tên sản phẩm, công dụng, nội dung ghi trên nhãn hoặc thông tin cảnh báo, thì rất có thể phát sinh nghĩa vụ điều chỉnh hoặc thực hiện lại hồ sơ công bố thực phẩm theo quy định. Bởi nội dung trên nhãn phải hoàn toàn thống nhất với thông tin đã công bố trước đó. 

– Nhập khẩu sản phẩm lần đầu

Thực phẩm nhập khẩu muốn lưu hành tại Việt Nam phải thực hiện công bố trước khi phân phối. Ngoài bản công bố và phiếu kiểm nghiệm, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) hoặc GMP tùy theo nhóm sản phẩm. 

3. Phân loại các hình thức của hồ sơ công bố thực phẩm tại Việt Nam

Theo quy định quản lý an toàn thực phẩm hiện hành, doanh nghiệp khi đưa sản phẩm ra thị trường có thể thực hiện một trong 03 hình thức công bố, tùy thuộc vào đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước.

Ba hình thức bao gồm:

• Công bố tiêu chuẩn áp dụng

• Công bố sản phẩm

• Công bố hợp quy

3.1 Công bố tiêu chuẩn áp dụng

Công bố tiêu chuẩn áp dụng là hình thức doanh nghiệp tự xây dựng và công bố các chỉ tiêu chất lượng, an toàn của sản phẩm dựa trên quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành.

Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về nội dung công bố và sản phẩm được phép lưu hành sau khi hoàn tất thủ tục theo quy định. Sau khi thực hiện công bố, cơ quan quản lý sẽ tiến hành hậu kiểm trong quá trình lưu hành sản phẩm.

Hình thức này thường áp dụng đối với:

• Thực phẩm thông thường

• Thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn

• Một số phụ gia hoặc nguyên liệu thực phẩm

3.2 Công bố sản phẩm

Công bố sản phẩm là hình thức doanh nghiệp nộp hồ sơ để cơ quan quản lý chuyên ngành thẩm định và cấp số tiếp nhận bản công bố trước khi sản phẩm được lưu hành. Doanh nghiệp chỉ được phép đưa sản phẩm ra thị trường sau khi được cấp số tiếp nhận bản công bố.

Hình thức này áp dụng cho các sản phẩm có mức độ rủi ro cao hơn như:

• Thực phẩm bảo vệ sức khỏe
• Thực phẩm dinh dưỡng y học
• Thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt
• Sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi.

3.3 Công bố hợp quy

Công bố hợp quy là thủ tục xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng do cơ quan nhà nước ban hành. Hình thức này thường áp dụng đối với các sản phẩm có quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc.

Để thực hiện công bố hợp quy, doanh nghiệp phải:

• Thực hiện đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật

• Có chứng nhận hợp quy từ tổ chức đánh giá được chỉ định (trong một số trường hợp)

• Nộp hồ sơ công bố hợp quy theo quy định

Tiêu chí	Công bố tiêu chuẩn áp dụng	Công bố sản phẩm	Công bố hợp quy
Cơ chế quản lý	Doanh nghiệp tự công bố	Cơ quan quản lý thẩm định	Chứng nhận phù hợp quy chuẩn
Phạm vi áp dụng	Thực phẩm thông thường	Nhóm thực phẩm đặc biệt	Sản phẩm có QCVN
Thời điểm lưu hành	Sau khi công bố	Sau khi được cấp số tiếp nhận	Sau khi hoàn thành công bố hợp quy
Hình thức kiểm soát	Hậu kiểm	Tiền kiểm + hậu kiểm	Kiểm soát theo quy chuẩn

Bảng so sánh tiêu chí khác nhau giữa 3 hình thức

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Tự công bố thực phẩm 2026 - Có sự thay đổi nào?

4. Thành phần hồ sơ công bố thực phẩm năm 2026

Hồ sơ công bố tiêu chuẩn áp dụng

Hồ sơ công bố tiêu chuẩn áp dụng bao gồm:

• Bản công bố tiêu chuẩn áp dụng theo mẫu quy định
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hiệu lực (Mẫu 06 – do ISO/IEC 17025 cấp)
• Nhãn sản phẩm
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Hồ sơ công bố sản phẩm

Hồ sơ công bố sản phẩm bao gồm:

• Bản công bố sản phẩm theo mẫu quy định
• Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm
• Tài liệu chứng minh công dụng (nếu có)
• Nhãn sản phẩm
• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý sẽ tiến hành thẩm định và cấp số tiếp nhận bản công bố sản phẩm theo quy định.

Hồ sơ công bố hợp quy

Hồ sơ công bố hợp quy thường bao gồm:

• Bản công bố hợp quy
• Giấy chứng nhận hợp quy
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm
• Nhãn sản phẩm

5. Quy trình làm hồ sơ công bố thực phẩm năm 2026

Dưới đây là quy trình chuẩn doanh nghiệp cần thực hiện khi làm hồ sơ công bố thực phẩm Việt Nam:

Bước 1: Phân loại và kiểm nghiệm sản phẩm

Doanh nghiệp cần xác định chính xác sản phẩm thuộc diện công bố tiêu chuẩn áp dụng, công bố sản phẩm hoặc công bố hợp quy.

Ngoài ra, phiếu kiểm nghiệm phải do tổ chức thử nghiệm được công nhận phù hợp ISO/IEC 17025 cấp. Đặc biệt phải còn hiệu lực trong vòng 12 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ. 

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ công bố thực phẩm theo mẫu quy định

Khi thực hiện hồ sơ công bố thực phẩm Việt Nam, doanh nghiệp cần sử dụng đúng các mẫu biểu và thành phần hồ sơ theo quy định hiện hành.

Cụ thể:

• Hồ sơ công bố tiêu chuẩn áp dụng phải lập theo Mẫu số 01
• Hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm theo Mẫu số 02
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm theo Mẫu số 06

Bước 3: Nộp hồ sơ công bố thực phẩm qua hệ thống điện tử

• Nộp trực tiếp/ qua đường bưu chính theo quy định
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia
• Nộp qua hệ thống một cửa điện tử của cơ quan quản lý chuyên ngành

Bước 4: Theo dõi và xử lý phản hồi

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đáp ứng đúng quy định, thông tin công bố sẽ được đăng tải trên hệ thống theo thời hạn quy định. 

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Đăng ký bản công bố hợp quy thực phẩm mới nhất 2026

6. Thời gian và cách tra cứu hồ sơ công bố thực phẩm mới nhất

– Thời gian xử lý hồ sơ công bố thực phẩm

Thời gian xử lý phụ thuộc vào hình thức công bố mà doanh nghiệp lựa chọn:

• Đăng ký bản công bố sản phẩm: Trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan nhà nước sẽ thẩm định hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm.
• Công bố tiêu chuẩn áp dụng: Trong vòng 15 ngày sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan nhà nước tiếp nhận đăng tải hồ sơ trên trang thông tin điện tử của đơn vị.
• Công bố hợp quy: Thời gian xử lý phụ thuộc vào quá trình đánh giá sự phù hợp và cấp giấy chứng nhận hợp quy của tổ chức đánh giá được chỉ định.

– Cách tra cứu hồ sơ công bố thực phẩm mới nhất

Tra cứu hồ sơ công bố thực phẩm được thực hiện online thông qua website của Cục An Toàn thực phẩm (Thực phẩm chức năng, nhập khẩu). Sản phẩm tự công bố được đăng tải trên cổng thông tin của tỉnh/thành phố (TP. HCM tại http://sattp.hochiminhcity.gov.vn/  hoặc Hà Nội tại Sở Công Thương hoặc Chi cục ATVSTP.)

7. Chi phí làm hồ sơ công bố thực phẩm là bao nhiêu?

Khoản chi	Nội dung áp dụng	Mức phí dao động
Phí nhà nước	Áp dụng khi đăng ký bản công bố sản phẩm đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt…	Khoảng 500.000 – 1.500.000 đồng/lần/sản phẩm (tùy loại hồ sơ)
Phí kiểm nghiệm sản phẩm	Áp dụng cho cả công bố tiêu chuẩn áp dụng và công bố sản phẩm. Phụ thuộc vào nhóm sản phẩm và số lượng chỉ tiêu cần xét nghiệm.	Khoảng 1.200.000 – 7.000.000 đồng/sản phẩm hoặc cao hơn tùy nhóm xét nghiệm
Chi phí dịch vụ	Dịch vụ lập hồ sơ, dịch thuật tài liệu, soạn hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả,	Tùy đơn vị

Bảng tham khảo về chi phí hồ sơ công bố thực phẩm tại Việt Nam

8. Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi làm hồ sơ?

–  Xác định đúng nhóm sản phẩm và hình thức công bố

Doanh nghiệp cần xác định chính xác sản phẩm thuộc diện công bố tiêu chuẩn áp dụng, công bố sản phẩm hoặc công bố hợp quy. Việc phân loại đúng nhóm ngay từ đầu giúp lựa chọn đúng mẫu hồ sơ, tránh nộp sai hình thức và kéo dài thời gian xử lý.

–  Hoàn thiện hồ sơ theo từng cơ chế quản lý

Mỗi hình thức công bố sẽ có yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu tương ứng với từng cơ chế áp dụng.

– Thực hiện kiểm nghiệm tại đơn vị đạt chuẩn

Phiếu kết quả kiểm nghiệm phải được thực hiện tại phòng thử nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025 và còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

–  Chuẩn hóa nội dung nhãn sản phẩm

Thông tin trên nhãn phải thống nhất hoàn toàn với nội dung kê khai trong hồ sơ.

Bao gồm:

• Tên sản phẩm
• Thành phần
• Công dụng
• Hướng dẫn sử dụng
• Nội dung cảnh báo

Nếu có sai lệch giữa nhãn và hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu chỉnh sửa hoặc trả lại hồ sơ.

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Quản lý thực phẩm 2026: Quy định mới bắt buộc tuân thủ

9. Kết Luận

Việc thực hiện hồ sơ công bố thực phẩm không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm được lưu hành hợp pháp và an toàn trên thị trường.

Trong thực tế, mỗi sản phẩm sẽ có những đặc thù riêng về thành phần, công dụng hoặc thị trường phân phối. Vì vậy, nếu cần một góc nhìn chuyên môn để rà soát lại hồ sơ trước khi nộp hoặc muốn tối ưu quy trình thực hiện, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin tại UCC Việt Nam. Việc trao đổi sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch công bố và tránh những rủi ro không đáng có khi đưa sản phẩm ra thị trường.

– Mọi thông tin cần hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ UCC VIỆT NAM qua:

• Hotline 036 7908639 Hoặc Email admin@ucc.com.vn để được nhân viên hỗ trợ tốt nhất!