Hướng dẫn xin cấp chứng nhận CFS: Điều kiện, hồ sơ và quy trình

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là một trong những hồ sơ pháp lý quan trọng khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn về thời điểm phải xin CFS, cơ quan có thẩm quyền cấp. Cũng như hồ sơ và chi phí thực tế theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây UCC Việt Nam  phân tích CFS dưới góc độ pháp lý. Giúp doanh nghiệp hiểu đúng – làm đúng – tránh rủi ro khi xin cấp chứng nhận CFS.

1. Khi nào doanh nghiệp cần xin cấp chứng nhận CFS

1.1. Căn cứ pháp lý

Theo Điều 36 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, giấy phép lưu hành tự do (CFS) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Xác nhận hàng hóa được phép lưu hành tự do tại Việt Nam, nhằm phục vụ hoạt động xuất khẩu theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Như vậy, pháp luật Việt Nam không bắt buộc mọi hàng hóa xuất khẩu đều phải có CFS, mà CFS chỉ được cấp khi có yêu cầu.

1.2. Các trường hợp doanh nghiệp cần xin cấp chứng nhận CFS

Khi pháp luật hoặc cơ quan quản lý của nước nhập khẩu yêu cầu CFS

• CFS được sử dụng làm căn cứ pháp lý để cơ quan nước ngoài xác nhận rằng sản phẩm đang được phép lưu hành hợp pháp tại Việt Nam. 
• Trường hợp này thường phát sinh khi doanh nghiệp đăng ký lưu hành. Xin giấy phép nhập khẩu hoặc phân phối sản phẩm tại nước ngoài.
• Ví dụ: Trong quá trình xin giấy phép nhập khẩu thực phẩm, cơ quan quản lý an toàn thực phẩm Hàn Quốc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp CFS của nước xuất khẩu. CFS được sử dụng để xác nhận rằng sản phẩm thực phẩm đang được sản xuất và lưu hành hợp pháp tại Việt Nam, trước khi được phép nhập khẩu và phân phối tại thị trường Hàn Quốc.

Khi đối tác nhập khẩu yêu cầu CFS trong hợp đồng thương mại

• Mặc dù không phải yêu cầu bắt buộc từ phía Việt Nam, nhưng theo thỏa thuận thương mại, doanh nghiệp xuất khẩu phải xin cấp CFS để đáp ứng điều kiện hợp đồng.

Khi doanh nghiệp cần CFS để hoàn thiện hồ sơ pháp lý tại thị trường xuất khẩu

• CFS có thể được yêu cầu trong hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ công bố hoặc hồ sơ lưu hành sản phẩm tại nước nhập khẩu.
• Đặc biệt với các nhóm hàng hóa chịu quản lý chuyên ngành.

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về CFS trong xuất nhập khẩu - Phù hợp với thị trường nào?

 

Lưu ý pháp lý

Pháp luật Việt Nam không quy định CFS là điều kiện bắt buộc để xuất khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ nên xin cấp chứng nhận CFS khi có yêu cầu cụ thể từ nước nhập khẩu hoặc đối tác, nhằm tránh phát sinh thủ tục và chi phí không cần thiết

2. Chứng nhận CFS do cơ quan nào cấp tại Việt Nam

2.1. Căn cứ pháp lý và nguyên tắc xác định cơ quan cấp giấy chứng nhận CFS

Căn cứ pháp lý

• Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý ngành, lĩnh vực của sản phẩm cấp, trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp.
• Như vậy, không có một cơ quan duy nhất cấp CFS cho tất cả sản phẩm. Việc xác định đúng cơ quan cấp phụ thuộc vào nhóm hàng hóa cụ thể.

Nguyên tắc xác định cơ quan cấp CFS

• Quản lý nhóm sản phẩm đó theo pháp luật chuyên ngành
• Có thẩm quyền xác nhận sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp tại Việt Nam

2.2. Các cơ quan cấp giấy chứng nhận CFS

Bộ Y tế

• Mỹ phẩm
• Thực phẩm chức năng, thực phẩm bảo vệ sức khỏe
• Trang thiết bị y tế
• Dược phẩm (trong một số trường hợp theo quy định chuyên ngành)

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

• Nông sản, thủy sản
• Thực phẩm có nguồn gốc động thực vật
• Thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y (theo phạm vi quản lý)

Bộ Công Thương

• Hàng hóa công nghiệp
• Hàng tiêu dùng, hàng xuất khẩu thông thường
• Sản phẩm không thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế hoặc Bộ NN&PTNT

Ngoài ra, trong một số trường hợp, cơ quan được Bộ ủy quyền (cục, vụ, sở chuyên ngành) sẽ trực tiếp tiếp nhận và cấp CFS.

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Cơ quan cấp chứng nhận CFS tại Việt Nam

3. Hồ sơ pháp lý bắt buộc khi xin cấp chứng nhận CFS (giấy phép, tiêu chuẩn, công bố…)

Tài liệu	Số lượng – Yêu cầu	Mô tả ​
Văn bản đề nghị cấp CFS	1 bản chính (Phụ lục III Thông tư 12/2018/TT-BCT)	Nêu tên hàng, mã HS, tiêu chuẩn sản phẩm, nước nhập khẩu, thành phần (nếu có)
Giấy CN ĐKKD/Giấy CN Đầu tư	1 bản sao y công chứng	Bản sao có đóng dấu doanh nghiệp
Danh mục cơ sở sản xuất	1 bản chính (nếu có)	Tên, địa chỉ, mặt hàng sản xuất xuất khẩu
Tiêu chuẩn công bố sản phẩm	1 bản sao y	Bản tiêu chuẩn áp dụng, cách thể hiện trên nhãn/bao bì
Giấy phép khác (nếu áp dụng)	Bản sao	Giấy phép sản xuất, an toàn thực phẩm tùy loại hàng

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Giấy chứng nhận CFS: Giá trị pháp lý, thời hạn và phạm vi sử dụng

 

4. Hướng dẫn quy trình xin cấp chứng nhận CFS từng bước

Quy trình xin cấp chứng nhận CFS về bản chất là quy trình để cơ quan nhà nước xác nhận tình trạng lưu hành hợp pháp của sản phẩm tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng từng bước dưới đây để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Bước 1: Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận CFS

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp CFS tại Bộ hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành đối với sản phẩm xuất khẩu, ví dụ:

• Sản phẩm thực phẩm, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế: cơ quan thuộc Bộ Y tế
• Hàng hóa công nghiệp, hàng tiêu dùng: Bộ Công Thương
• Nông sản, thủy sản, thức ăn chăn nuôi: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Bước 2: Rà soát điều kiện pháp lý của sản phẩm trước khi xin cấp CFS

Trước khi nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận CFS, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Sản phẩm đã hoàn tất thủ tục công bố, đăng ký hoặc cấp phép lưu hành tại Việt Nam
• Hồ sơ công bố, tiêu chuẩn áp dụng và nhãn sản phẩm thống nhất về tên, thành phần, công dụng

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp chứng nhận CFS

Hồ sơ xin cấp CFS bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp chứng nhận CFS theo mẫu
• Hồ sơ pháp lý chứng minh sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp tại Việt Nam
• Tiêu chuẩn áp dụng cho sản phẩm
• Nhãn sản phẩm hoặc tài liệu mô tả sản phẩm

Bước 4: Nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận CFS

Doanh nghiệp nộp hồ sơ:

• Trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền
• Qua đường bưu chính hoặc Qua cổng dịch vụ công (nếu cơ quan cấp cho phép)

Hồ sơ có thể nộp:

• Theo từng sản phẩm
• Hoặc theo nhóm sản phẩm có cùng tính chất và hồ sơ pháp lý

Bước 5: Cơ quan nhà nước thẩm tra hồ sơ xin cấp CFS

Cơ quan cấp CFS sẽ:

• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ
• Đối chiếu thông tin sản phẩm với hồ sơ công bố
• Yêu cầu bổ sung hoặc giải trình nếu phát hiện sai lệch

Bước 6: Cấp chứng nhận CFS cho doanh nghiệp

Nếu hồ sơ hợp lệ:

• Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)
• CFS thể hiện rõ: Tên sản phẩm, Tên doanh nghiệp, Cơ quan cấp, Thời điểm xác nhận tình trạng lưu hành

Lưu ý quan trọng khi xin cấp chứng nhận CFS

• Mỗi lần xin CFS, doanh nghiệp đều phải nộp hồ sơ đầy đủ
• Hồ sơ không thống nhất là nguyên nhân phổ biến khiến bị trả hoặc yêu cầu bổ sung
• Doanh nghiệp nên chuẩn bị CFS sát thời điểm xuất khẩu để tránh rủi ro về hiệu lực

5. Thời gian xử lý và lệ phí nhà nước khi xin cấp chứng nhận CFS

5.1. Thời gian xử lý hồ sơ cấp chứng nhận CFS tại Việt Nam

Thời gian cấp Chứng nhận lưu hành tự do (CFS) phụ thuộc vào loại sản phẩm và cơ quan quản lý chuyên ngành:

• Thời hạn pháp luật quy định: Cơ quan cấp CFS phải xử lý và cấp trong vòng không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
• Quy trình thường gặp thực tế: Thông báo thiếu/sửa hồ sơ: trong 3 ngày làm việc đầu tiên nếu cần bổ sung. Cấp CFS sau khi hồ sơ hợp lệ: nhiều cơ quan cấp ngay trong 3–5 ngày làm việc tiếp theo. Tổng cộng thường là 3–8 ngày làm việc nếu hồ sơ chuẩn và không phức tạp.

5.2. Lệ phí nhà nước khi xin cấp chứng nhận CFS

Lệ phí CFS không đồng nhất cho mọi sản phẩm. Mà phụ thuộc vào nhóm hàng và quyết định của cơ quan có thẩm quyền:

• Thực phẩm nói chung: Lệ phí khoảng 500.000 VND/certificate (thường áp dụng cho CFS thực phẩm xuất khẩu).
• Mỹ phẩm: Lệ phí 500.000 VND/sản phẩm theo quy định hành chính.
• Một số nhóm sản phẩm khác: Có những mức phí riêng theo từng lĩnh vực được quy định bởi quyết định của Bộ Y tế hoặc cơ quan chuyên ngành. Có thể có miễn lệ phí đối với một số trường hợp đặc thù theo quy định từng bộ ngành.

6. Những lỗi hồ sơ khiến doanh nghiệp bị trả lại khi xin cấp chứng nhận CFS

• Ngành nghề kinh doanh không phù hợp với sản phẩm xin CFS.
• Sản phẩm chưa được công bố hợp lệ hoặc đang trong quá trình điều chỉnh công bố.
• Tên sản phẩm, thông tin doanh nghiệp không thống nhất giữa các giấy tờ.
• Thiếu hoặc sai tiêu chuẩn áp dụng (TCCS/tiêu chuẩn kỹ thuật).
• Hồ sơ không đúng mẫu, thiếu ký đóng dấu hoặc tài liệu không rõ ràng.
• Nộp sai cơ quan có thẩm quyền cấp CFS theo nhóm sản phẩm.

7. Kết luận 

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là hồ sơ pháp lý quan trọng trong hoạt động xuất khẩu. Giúp cơ quan và đối tác nước ngoài xác nhận sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp tại Việt Nam. Việc xin cấp CFS cần thực hiện đúng đối tượng, đúng cơ quan có thẩm quyền và đúng hồ sơ pháp lý theo quy định. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ điều kiện pháp lý của sản phẩm trước khi nộp hồ sơ để tránh bị trả lại, kéo dài thời gian hoặc phát sinh rủi ro khi xuất khẩu. Liên hệ UCC Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất nhé.

• Mọi thông tin cần hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ UCC VIỆT NAM qua:
• Hotline 036 7908639 email admin@ucc.com.vn để được nhân viên hỗ trợ tốt nhất!

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) trong công bố sản phẩm nhập khẩu