Các lỗi thường gặp khi doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch

Đăng ký mã số mã vạch là bước quan trọng để doanh nghiệp hợp thức hóa sản phẩm trước khi lưu thông trên thị trường. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều đơn vị gặp không ít vướng mắc. Từ việc chọn loại mã phù hợp, chuẩn bị hồ sơ, cho đến cách tạo mã sản phẩm và in ấn đúng kỹ thuật. Bài viết dưới đây UCC Việt Nam  sẽ tổng hợp những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi đăng ký mã số mã vạch. Đồng thời đưa ra hướng dẫn khắc phục chi tiết theo quy định.

1. Tổng quan quy trình đăng ký mã số mã vạch – vì sao dễ bị mắc lỗi?

Theo hướng dẫn của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL), quy trình đăng ký mã số mã vạch (MSMV) tại Việt Nam được thực hiện qua hệ thống GS1 Việt Nam với 4 bước cơ bản:

• Nộp hồ sơ đăng ký
• Kiểm tra và thẩm định hồ sơ
• Cấp mã doanh nghiệp
• Nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Vì sao doanh nghiệp dễ bị mắc lỗi trong quy trình này?

• Không nắm rõ loại mã phù hợp (mã 7, 8, 9 hoặc 10 số).
• Kê khai sai thông tin hồ sơ dẫn đến bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
• Chưa quen thao tác trên hệ thống điện tử GS1 Việt Nam.
• Không hiểu quy định về phí duy trì hằng năm nên để mã bị tạm khóa.

Nhìn chung, phần lớn lỗi phát sinh là do thiếu hiểu biết về quy trình và tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu doanh nghiệp nắm chắc hướng dẫn của TCĐLCL, việc đăng ký mã số mã vạch hoàn toàn có thể hoàn thành nhanh chóng trong vài ngày.

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Mã Số Mã Vạch Là Gì Và Ý Nghĩa Quan Trọng Đối Với Sản Phẩm

2. Khi đăng ký mã số mã vạch không biết chọn mã nào phù hợp

Vì sao phải chọn loại mã doanh nghiệp phù hợp?

Việc lựa chọn mã doanh nghiệp phù hợp rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng mã sản phẩm mà doanh nghiệp có thể tạo và chi phí duy trì hằng năm. Nếu chọn loại mã không phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp hai trường hợp:

• Chọn mã quá nhỏ → nhanh chóng hết khả năng tạo mã sản phẩm, phải làm thủ tục mở rộng.
• Chọn mã quá lớn → tốn chi phí duy trì không cần thiết.

Cách chọn mã doanh nghiệp theo hướng dẫn của GS1 Việt Nam

Hiện tại, GS1 Việt Nam (thuộc Tổng cục TCĐLCL – Bộ Khoa học và Công nghệ) đang cấp các loại mã doanh nghiệp theo độ dài tiền tố khác nhau.
Mã càng ngắn thì khả năng tạo mã sản phẩm càng nhiều. Doanh nghiệp nên căn cứ vào số lượng mặt hàng đang và sẽ kinh doanh để lựa chọn:

Loại mã doanh nghiệp (độ dài tiền tố)	Số lượng mã sản phẩm có thể tạo (ước tính)	Phù hợp với loại hình doanh nghiệp
7 số	Khoảng 100.000 mã sản phẩm	Tập đoàn, doanh nghiệp lớn có hàng chục nghìn sản phẩm
8 số	Khoảng 10.000 mã sản phẩm	Doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa
9 số	Khoảng 1.000 mã sản phẩm	Doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa
10 số	Khoảng 100 mã sản phẩm	Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ có ít mặt hàng

3. Hồ sơ bị trả lại vì sai hoặc thiếu khi đăng ký mã số mã vạch

Thông tin doanh nghiệp không trùng khớp với pháp lý

• Tên doanh nghiệp, mã số thuế hoặc địa chỉ trên hồ sơ đăng ký không trùng với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC).
• Thiếu bản sao hợp lệ hoặc bản scan công chứng giấy phép kinh doanh.

Thiếu biểu mẫu hoặc kê khai sai

• Không điền đầy đủ các trường thông tin trong mẫu đăng ký (đặc biệt phần loại mã đề nghị cấp).
• Không ký tên, đóng dấu hợp lệ của người đại diện pháp luật.
• Gửi hồ sơ bản scan mờ, không đủ độ phân giải khi nộp trực tuyến.

Chưa nộp lệ phí đăng ký

• Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN và Thông tư 232/2016/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp phí cấp mã doanh nghiệp và phí duy trì hằng năm.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng chưa hoàn tất nghĩa vụ phí/lệ phí, cơ quan cấp có quyền tạm dừng cấp giấy chứng nhận cho đến khi doanh nghiệp hoàn tất thanh toán.

Không cập nhật thông tin khi nộp lại hồ sơ

• Nhiều doanh nghiệp sau khi bị yêu cầu bổ sung lại nộp y nguyên hồ sơ cũ.
• không chỉnh sửa theo hướng dẫn, dẫn đến tiếp tục bị từ chối.

Cách tránh bị trả hồ sơ khi đăng ký MSMV

• Đọc kỹ Mẫu số 01 – Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch ban hành kèm Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.
• Kiểm tra toàn bộ thông tin doanh nghiệp khớp với Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
• Nộp hồ sơ qua cổng trực tuyến của GS1 Việt Nam (https://gs1.gov.vn) để được hệ thống kiểm tra sơ bộ.

4. Lỗi đăng ký mã số mã vạch khi đóng lệ phí và duy trì mã

Sau khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp phải nộp phí duy trì sử dụng mã hàng năm theo quy định tại Thông tư 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Phí duy trì được thu bởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam), với thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30/6 hằng năm.

Nhiều doanh nghiệp bị vướng do:

• Không nắm rõ thời hạn nộp phí → mã bị khóa, cảnh báo hoặc thu hồi.
• Ghi sai thông tin khi chuyển khoản, khiến khoản phí không được xác nhận.
• Nhầm lẫn giữa “gia hạn mã” và “đăng ký mã mới”.

Lưu ý: Khi nộp phí duy trì, cần ghi rõ “Tên doanh nghiệp – Mã doanh nghiệp – Năm duy trì” trong nội dung chuyển khoản và thường xuyên kiểm tra tình trạng mã trên hệ thống GS1 Việt Nam để đảm bảo mã luôn hợp lệ.

5. Không biết cách tạo mã sản phẩm sau khi được cấp mã doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp được GS1 Việt Nam cấp một mã doanh nghiệp (tiền tố GS1) để tự tạo các mã sản phẩm (GTIN). Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn lúng túng không biết cách gán mã đúng chuẩn quốc tế.

Cấu trúc mã sản phẩm (GTIN-13) theo GS1 Việt Nam

Một mã sản phẩm GTIN-13 gồm 13 số: 893 (mã quốc gia Việt Nam) + Mã doanh nghiệp + Mã sản phẩm nội bộ + Số kiểm tra (Check digit).  Số kiểm tra được phần mềm GS1 tính tự động nhằm đảm bảo tính hợp lệ của mã.

Doanh nghiệp có thể tạo mã sản phẩm thông qua:

• Công cụ trực tuyến tại https://gs1.gov.vn.
• Phần mềm quản lý nội bộ có tích hợp chuẩn GS1.

Sau khi tạo, doanh nghiệp cần in mã đúng tiêu chuẩn kỹ thuật (độ tương phản, kích thước, vị trí in) theo quy định ISO/IEC 15416 để máy quét đọc chính xác.

6. Tổng kết

Việc đăng ký mã số mã vạch không quá phức tạp, nhưng nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp rất dễ gặp lỗi ở từng khâu. Hiểu rõ quy trình, chọn đúng loại mã, chuẩn bị hồ sơ chính xác, và tuân thủ kỹ thuật in mã sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp pháp trên thị trường. Liên hệ UCC Việt Nam để biết thêm thông tin chi tiết bạn nhé.

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Mã Số Mã Vạch Các Nước: Tất Tần Tật Những Điều Bạn Cần Biết