Hệ thống quản lý chất lượng - Thông tin mới nhất năm 2024

Hệ thống quản lý chất lượng là một khái niệm không phải ai cũng biết. Đây là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Giúp xác định nhu cầu của khách hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Nếu bạn muốn biết thêm về hệ thống này, hãy theo dõi bài viết chi tiết dưới đây để có cái nhìn rõ hơn về hệ thống QMS.

1. Hệ thống quản lý chất lượng – QMS là gì?

QMS là tên viết tắt của Quality Management System – Hệ thống quản lý chất lượng. QMS được xây dựng dựa trên các quy tắc, chính sách, tài liệu, quy trình,… Hệ thống này giúp xác định cách thức mà doanh nghiệp hoạt động thông qua các hệ thống quản lý để tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Và giúp doanh nghiệp điều phối các hoạt động sao cho phù hợp với những yêu cầu từ khách hàng. 

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Đề ra quy trình làm việc toàn diện để doanh nghiệp thiết lập và triển khai hệ thống QMS hiệu quả.

Hệ thống quản lý chất lượng xây dựng để phục vụ với nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cải tiến quy trình làm việc
• Tiết kiệm chi phí
• Giảm thiểu ô nhiễm
• Thu hút nhân tài
• Đề xuất chiến lược phát triển cho doanh nghiệp

2. Lý do lên triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, dưới đây là những lý do chính:

– Khiến cho khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm thông qua việc đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Từ đó giúp khách hàng hài lòng, về lâu dài góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận. Và sẽ xây dựng được một lượng khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.

– QMS giúp doanh nghiệp tối ưu hoá được quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro. Tránh gây lãng phí và nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất. 

– Giúp doanh nghiệp nhận diện và quản lý được các rủi ro tốt hơn trong lúc sản xuất. Giúp giảm thiểu thiệt hại và nâng cao được chất lượng của sản phẩm.

– Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) còn giúp doanh nghiệp tuân thủ tốt các yêu cầu pháp lý để có thể đạt được chứng nhận ISO 9001. Và tăng khả năng thâm nhập, mở rộng thị trường. 

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Chứng nhận ISO 9001 là gì? Tất cả những gì bạn cần biết

3. Các yếu tố và yêu cầu cốt lõi của hệ thống QMS

Hệ thống quản lý chất lượng đều được tạo ra là để đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có một số yếu tố đặc trưng cụ thể là hướng tới một mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu và sự mong đợi của khách hàng, các yếu tố bao gồm:

– Chính  sách chất lượng. Xác định các mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp về chất lượng. 

– Sổ tay chất lượng. Ghi chép tổng hợp các tài liệu liên quan đến các chính sách, quy trình quản lý chất lượng của doanh nghiệp. 

– Thủ tục, hồ sơ hướng dẫn. Xây dựng quy trình làm việc cho giai đoạn cụ thể để thực hiện công việc một cách có hệ thống và hiệu quả

– Lưu trữ thông tin và hồ sơ. Đảm bảo tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến quản lý chất lượng được quản lý cẩn thận để tiện cho quá trình nguồn gốc truy xuất sản phẩm sau này.

– Đánh giá nội bộ. Kiểm tra và đánh giá các quy trình làm việc thường xuyên để duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm.

– Đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Đánh giá sự hài lòng của khách hàng là yếu tố quan trọng để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

– Nâng cao cải tiến. Tiến hành cải tiến sản phẩm liên tục dựa trên các phản hồi từ khách hàng. Và phân tích dữ liệu từ hệ thống quản lý chất lượng.

– Phân tích chất lượng. Để duy trì và cải thiện chất lượng, doanh nghiệp cần thực hiện các nghiên cứu, phân tích chất lượng thường xuyên. 

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Yêu cầu chứng nhận ISO 9001 đầy đủ nhất

4. Các bước triển khai hệ thống quản lý chất chất lượng 

Trước khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu là đáp ứng nhu cầu cầu và mong muốn từ khách hàng. Một QMS chất lượng yêu cầu phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và định hướng của doanh nghiệp đã đề ra trước đấy. Hệ thống QMS được xây dựng dựa trên mô hình PDCA:

• Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi và các nguồn lực cần thiết.
• Do: Thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra.
• Check: Kiểm tra kết quả dựa trên các tiêu chí của kế hoạch.
• Act: Đưa ra các điều chỉnh phù hợp dựa trên kết quả kiểm tra được.

Với sự thay đổi liên tục về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Thì việc triển khai hệ thống QMS cần thực hiện theo các bước dưới đây:

4.1. Thiết kế và xây dựng

Thiết kế và xây dựng là bước để phục vụ cho việc phát triển cấy trúc QMS. Ở bước này các doanh nghiệp cần tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của khách hàng. Để những sản phẩm khi sản xuất ra sẽ mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Có thể nói, nhu cầu của khách hàng chính là yếu tố cốt lõi để xây dựng hệ thống QMS.

4.2. Triển khai

Ở bước triển khai này cần phải thật cụ thể và chi tiết. Chính vì vậy, để cho việc triển khai được diễn ra tốt nhất thì cần phải chia nhỏ các quy trình làm việc. Đồng thời, tiến hành đào tạo đội ngũ nhân viên về những kiến thức, tài liệu liên quan đến quá trình triển khai hệ thống QMS.

4.3. Kiểm tra và đo lường

Kiểm soát và đo lường là yếu tố quan trọng nhất để thiết lập hệ thống QMS và cần phải được kiểm tra định kỳ. Tuỳ thuộc vào quy mô doanh doanh nghiệp cũng như các rủi ro tiềm ẩn từ môi trường tác động lên. Mà hoạt động triển khai của khác doanh nghiệp sẽ không giống nhau.

4.4. Đánh giá và cải tiến

Sau khi kiểm tra và đánh giá, doanh nghiệp cần phải đưa ra kế hoạch và giải pháp để cải thiện hoạt động kinh doanh. Mục đích là để xác định hiệu quả và suất làm việc của từng quy trình làm việc đối với mục tiêu đã đề ra. Dựa trên những thông tin thu thập được từ các cuộc kiểm tra nội bộ. Doanh nghiệp cần chỉ ra các phương pháp và quy trình làm việc mới để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. 

Với những thông tin ở bài viết trên về hệ thống QMS, hy vọng doanh nghiệp sẽ có cái nhìn khái quát hơn về hệ thống quản lý chất lượng. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 vui lòng liên hệ ngay với UCC Việt Nam để được tư vấn chi tiết hơn.

Mọi thông tin cần hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ UCC VIỆT NAM qua:

Hotline 036 7908639 email admin@ucc.com.vn để được nhân viên hỗ trợ tốt nhất!

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Tư vấn ISO 9001- Nhận tư vấn từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực chứng nhận quốc tế